Como realizar reuniões produtivas e focadas

A melhor maneira de aumentara produtividade das reuniões é reduzir o tempo gasto e direcionar as conversações para um determinado foco. Saiba como:
Uma das minhas regras pessoais de produtividade é nunca participar de reuniões que não tenham uma agenda. Sou totalmente a favor de encontros rápidos, e isso pode ser realizado de duas maneiras: reduzindo o tempo das reuniões e conduzi-las para um determinado foco — o que também economiza tempo.
Seguem abaixo 10 maneiras poderosas de atingir esses dois objetivos.
Reduzindo o tempo gasto nas reuniões
1. Estabeleça o tempo-limite de 5 minutos para as reuniões
Recentemente, o Wall Street Journal publicou uma reportagem sobre gestores que realizam reuniões de cinco minutos. Nessas reuniões, as pessoas falam por entre 15 e 30 segundos cada uma, fornecendo atualizações e fazendo perguntas rápidas.
Não há tempo para longas apresentações, conversas paralelas ou piadas entediantes. Muitas empresas usam esse método para encolher as reuniões de 60 minutos ou mais para 15 ou até mesmo 5 minutos. Não deixe que ninguém fique muito confortável; acomode todos ao redor de uma mesa de reuniões.
Crie dias livres de reuniões
Outra estratégia que funciona para as empresas é designar um determinado dia na semana como o Dia Livre de Reuniões. Assim, todos podem ter ao menos um período de trabalho ininterrupto e focado no que é mais importante.
Termine cedo
Se você agendou uma reunião, fique em terminá-la cedo e mencione essa intenção aos demais. Isso faz com que as pessoas foquem no mesmo objetivo e desencoraja aquelas que querem falar demais — elas arruínam as chances de a reunião terminar logo. Todos amam o gestor que termina suas reuniões antes do fim do horário de trabalho.
Comece em horários quebrados
A maioria das reuniões começa em horários inteiros ou em quartos porque essas são as opções-padrão nos softwares de produtividade. Começar uma reunião às 9h18min não apenas atrai a atenção das pessoas como também faz com que todos sejam pontuais.
Uma estratégia similar é iniciar a reunião no primeiro quarto de hora em vez da hora inteira — 9h15min, e não 9h, por exemplo. Isso dá tempo para que aqueles que tiverem algum imprevisto em uma agenda anterior não atrasem.
Mantendo o foco nas reuniões
Use a Lei da Tréplica
Gestores são adeptos juramentados dessa regra simples. Assim que os participantes de uma reunião atingem a tréplica — resposta de uma resposta — em relação a determinado assunto, o tema é designado para uma próxima reunião.
Isso faz com que o encontro se atenha aos assuntos agendados. É uma ótima tática para usar em conjunto com a regra dos cinco minutos.
Considere o custo real de uma reunião
Reuniões são mais caras do que você pensa e isso se torna perceptível assim que você faz as contas na ponta do lápis. Por exemplo, reunindo 10 engenheiros em uma sala por hora pode custar quase US$ 400 do seu tempo coletivo. A reunião vai adicionar esse mesmo valor?
Foque no impacto
Sempre que alguém em uma reunião dá uma atualização de status, peça que essa pessoa explique como o seu trabalho impacta os outros na sala. Essa regra foi criada por Jack Skeels, CEO de uma firma de treinamento e gestão, e faz com que as reuniões sejam focadas apenas no que faz a diferença.
Nunca faça uma reunião sem uma agenda]
Como já mencionei, essa é uma regra pessoal. Uma reunião sem agenda é uma reunião sem propósito. Quando você marca uma reunião presencial ou virtual e não tem uma pauta, prepare uma escrevendo os pontos principais que você deseja abordar.
Identifique quais dos seus funcionários são “realizadores” ou “gestores”
Um funcionário usualmente tem um desses dois perfis em reuniões: o gestor, que tem o dia lotado de reuniões; e o realizador, que quase nunca participa de uma.
Gestores estão acostumados a sair de uma reunião e entrar em outra; já o realizador pode ter sua produtividade destruída por uma reunião — limitando sua capacidade de ir fundo em um projeto, como uma peça escrita ou o design de um logotipo.
Verifique se o funcionário com quem você está se reunindo é um gestor ou um realizador. Como afirma Paul Graham, co-fundador da Y Combinator, com um realizador “uma simples reunião pode estragar uma tarde inteira ao quebrá-la em duas partes, cada uma delas muito curta para concluir qialquer serviço mais complicado”.
Essas táticas funcionam bem em ambientes nos quais o tempo gasto com reuniões saiu do controle. Às vezes, reuniões extensas são produtivas — o que ocorre com trabalhadores remotos, por exemplo. Isso nos leva à tática final.
Selecione algumas reuniões para durarem mais para que todos tenham a chance de se conectarem
Ao implementar estratégias como a regra dos cinco minutos e os Dias Sem Reuniões, é possível fazer com que as reuniões sejam excessivamente eficientes. Essa é uma mudança bem vinda, mas, para funcionários que trabalham fora do escritório, reuniões são oportunidades para se conectarem com seus colegas.
Ao colocar em prátia algumas das ideias expostas neste artigo, pense e questione: as pessoas da sua equipe — incluindo aquelas que trabalham remotamente — ainda querem se conectar?
Muitas reuniões podem ser perda de tempo, mas vale a pena ter em mente que elas tẽm um propósito — os encontros ajudam você a coordenar o trabalho em equipe e tornar a colaboração mais eficiente. No entanto, também é fácil deixar que as coisas saiam do controle. Se esse for o caso das suas reuniões, essas 10 táticas vão ajudar.
Fonte: Portal Administradores

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